Gestion documentaire - S-SENS-STRATEGE, votre agence de transition numérique

Gagner en performance grâce à une gestion documentaire maitrisée

Gagner en performance grâce à une gestion documentaire maitrisée Date de rédaction : 5 avril 2022 Dans un contexte d’accroissement exponentiel de l’information, la gestion documentaire est une question délicate. Toute organisation est concernée par la problématique de la gestion de l’information ; la gestion documentaire en est le 1er composant incontournable. Avez-vous connaissance de tous les enjeux d’une bonne gestion documentaire ? Selon l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à chercher un document (numérique ou papier) sans la trouver ! Tout ce temps perdu qui n’est pas mis à profit est non seulement coûteux pour les entreprises mais également nuisible à son efficacité et sa performance. Montre-moi ta gestion documentaire, je te dirai quelle est ton efficacité organisationnelle ! Il est de fait notable que beaucoup de structures en sont encore au bricolage de leur serveur de fichiers. Les cas les plus extrêmes ont un éclatement de leurs ressources documentaires. Pour certains, des données essentielles peuvent ne figurer que sur le disque dur du poste de l’utilisateur ! Pour les cas carrément alarmistes, ces documents ne sont même pas sauvegardés ! GESTION DOCUMENTAIRE, DE QUOI PARLE-T-ON ? La gestion documentaire est un rouage essentiel du système d’information. C’est le réservoir de documents de l’entreprise pour gérer son activité et remplir ses objectifs. L’ensemble constitue son ou ses fonds documentaires. Toute structure dispose nécessairement d’un fond documentaire. A minima celui-ci est composé de documents comptables (facturation, charges sociales et fiscales…). Même en micro-entreprise ou en association la tenue d’une comptabilité élémentaire est exigée. La gestion documentaire est l’art de bien classer, organiser et gérer ses documents, produits ou reçus dans le cadre de l’activité de l’organisation, quelle que soit sa matérialité (papier ou électronique) à n’importe quel moment. LE CYCLE DE VIE DU DOCUMENT, NOTION PRÉALABLE ESSENTIELLE La dimension importante à considérer pour bien appréhender la gestion documentaire est le cycle de vie du document. Un document nait, vit et meurt. En bref, selon le stade de vie du document sa gestion sera différente. L’utilisation d’un document, sa finalité et son accès ne seront pas forcément les mêmes selon le stade de vie ; la valeur d’un document évolue avec son cycle de vie. Le schéma ci-dessous donne un aperçu explicite du cycle de vie du document : Le cycle de vie du document se déroule en 5 temps. La théorie des 3 âges des archives, concept plus ancien, reste fondamental dans la compréhension d’une bonne gestion documentaire. Temps 1. Création du document Le document est au stade de brouillon. Son contenu est mouvant. Même si c’est un document de travail, il doit être accessible facilement au(x) rédacteur(s) et donc obéir aux différentes règles le permettant.Le document de travail change de statut au moment de sa validation. Temps 2. Validation du document La validation marque le document dans sa version définitive. Il ne doit plus être modifié à moins de générer une nouvelle version. Temps 3. Utilisation active Le document est utilisé très régulièrement et circule. Il est utile à la gestion courante de l’entreprise (archives courantes). Le document est à portée de main : très facile d’accès en quelques clics ou à portée de main sur le bureau. Temps 4. Utilisation ponctuelle Le document est utilisé ponctuellement (archives intermédiaires).A ce stade, le document est conservé en cas de besoin, il reste accessible mais n’est pas sous la main (armoire dans le bureau, local proche). Ce temps de conservation est déterminé par le délai d’utilité administrative (D.U.A.). Le document peut être utilisé en cas de besoin, par exemple en cas de contrôle URSSAF ou fiscal (délai de prescription). Temps 5. Sort final du document A l’issue du D.U.A. le document est soit conservé à des fins de mémoire d’entreprise, d’intérêt historique ou de recherche ou est détruit (archives définitives).Si l’organisation est soumise à l’archivage public, toute destruction de document doit être soumise au préalable à l’accord des archives départementales. UNE BONNE GESTION DOCUMENTAIRE PRODUIT PLUSIEURS EFFETS DE LEVIER PLUS D’EFFICIENCE ET DE RÉACTIVITÉ GRÂCE À Moins de temps passé à la recherche documentaire. Et oui car pendant que vous cherchez, vous perdez du temps ! Trouver le document recherché ! Ca à l’air évident mais qui de vous n’a jamais été concerné ? « Où est ce document ? Je suis sûr qu’il était classé là ! ». Une recherche plus facile. Ce n’est pas tout de trouver mais si en plus c’est simple, c’est du stress en moins ! UNE QUALITÉ ACCRUE GRÂCE À Des informations plus pertinentes Des documents plus fiables. Ne vous est-il jamais arrivé de communiquer ou présenter un document qui n’est pas la dernière version et donc obsolète, voire totalement erroné ? UNE CRÉATION DE VALEUR PAR Un fond documentaire riche. Une plus grande créativité et innovation. Une plus grande intelligence collective : amélioration du partage des connaissances, capitalisation des bonnes pratiques et du savoir facilités. UNE FLUIDITÉ DES CIRCUITS ET FLUX GRÂCE À Une amélioration du travail collaboratif (groupware). A une meilleure circulation de l’information. Au workflow (automatisation des processus). A une cohérence du système d’information. UN ENGAGEMENT INTENSIFIÉ PAR Une culture d’entreprise grâce à la centralisation et formalisation. Une progression de la notoriété de l’organisation grâce à une image de réactivité et d’efficience. UNE CONFORMITÉ RESPECTÉE PAR Le respect des obligations de conservation et d’accès aux documents (contrôle fiscal, direction du travail, CNIL…). Une conformité au RGPD facilitée. DES RISQUES RÉDUITS PAR L’absence de pénalités financières. Une meilleure sécurité des documents et données. La gestion et maîtrise des erreurs : dans l’activité, la fiabilité, la stratégie… Une meilleure image : image d’une organisation de confiance, fiable et réactive. UNE RENTABILITÉ AUGMENTÉE PAR Un coût de stockage amoindri : moins d’espace de stockage électronique ou physique et aussi souvent synonyme d’économie. Stocker coûte ! Des temps de recherche réduits. UNE EMPREINTE ÉCOLOGIQUE AMÉLIORÉE Impact sociétal : prendre conscience des enjeux du numérique. Préserver l’environnement : ne conserver que l’utile ! Doit-on le rappeler ? Le stockage numérique pollue ! CARACTÉRISTIQUES D’UNE BONNE GESTION DOCUMENTAIRE Centraliser la gestion de l’information En cas d’organisation de l’information en

Les digital workplaces : le bureau du futur dès aujourd’hui

Collaboratif, Digitalisation, Gestion documentaire, Interopérabilité, Télétravail

Les digital workplaces : le bureau du futur dès aujourd’hui Date de rédaction : 10 décembre 2021 Le contexte actuel de crise sanitaire aura sans nul doute propulsé sur le devant de la scène professionnelle les digital workplaces (DW). Elles sont apparues comme la solution pour assurer une continuité du travail à distance. Mais concrètement, de quoi parle-t-on ? La croissance des digital workplaces (DW) ou environnements numériques de travail s’est effectuée sous l’impulsion du besoin impérieux du télétravail. Mais les digital workplaces sont bien plus qu’un outil de travail à distance ! Elles sont de puissants leviers d’efficacité et de rentabilité pour les organisations. Qu’est-ce qu’une digital workplace ? Une digital workplace désigne en réalité une plateforme numérique qui centralise plusieurs outils interreliés. Savez-vous ce qu’est une digital workplace ? Quelles en sont les bénéfices ? En quoi est-ce intéressant pour votre organisation ? Quels sont les facteurs clé de réussite ? Les outils de communication synchrones ou asynchrones : messagerie instantanée, RSE (Réseau Social d’Entreprise), outils de visioconférence, messagerie électronique, etc. Les outils bureautiques : la suite Office 365 reste encore très utilisée. La gestion documentaire : souplesse dans l’organisation documentaire et la gestion des droits des utilisateurs, module de recherche optimisé grâce aux métadonnées, fonctionnalités de worflow (gestion des flux). Les applications métiers et/ou externes peuvent être également reliés. Les définitions peuvent légèrement variées mais toutes ont en commun le fait de dépasser la seule fonctionnalité du cloud (stockage à distance). Les déclinaisons les plus complètes du concept de DW intègrent des outils d’origine externes offrant ainsi à l’utilisateur une plateforme de travail numérique unique et complète. Plus précisément, on met à profit l’interopérabilité des outils par des API (Application Programming Interface). Grande tendance qui va s’accentuer dans les années à venir, l’interopérabilité apporte de la fluidité entre les différents outils. Comme vous en entendrez parler de manière plus intensive en 2021, la tendance est à l’interopérabilité ! Et les digital workplaces s’inscrivent dans cette tendance également. Les avantages Les DW, puissant levier de productivité et de qualité, permettent de : Capitaliser l’information en optimisant la gestion documentaireLa DW permet une meilleure exploitation des ressources informationnelles existantes, formelles ou informelles. Il est possible de tirer profit de la mémoire de l’entreprise sous toutes ses formes (gestion des connaissances). Optimiser la rechercheTrouver rapidement la bonne information ou le bon document. Dépasser les bénéfices de la GED (Gestion Electronique de Documents)La mise en place d’une DW peut intégrer une GED mais c’est bien plus que cela grâce à la dimension collaborative et l’imbrication d’autres outils. Gagner en efficacité individuelle et collectiveLes DW permettent de travailler efficacement seul mais aussi en équipe. Alors que la centralisation des documents sur un serveur bureautique ne permettait pas de travailler à plusieurs de manière simultanée sur un même document, les DW offre cette souplesse. Développer l’intelligence collectiveDevenir une organisation apprenante par une meilleure gestion de la dimension collaborative et la capitalisation des connaissances (knowledge management). S’affranchir des contraintes spatiales et temporellesLes DW sont un atout pour faciliter le télétravail mais également très utiles pour les travailleurs itinérants. Améliore la communication interneOutils de communication synchrones ou asynchrones, intranet, travail collaboratif offrent de multiples vecteurs pour favoriser la communication entre les collaborateurs. Etablir des processLes DW propose une dimension workflow. Les facteurs clé de réussite Le passage à une DW ne s’improvise pas ! Même si a priori les DW semble être un sujet à porter par les DSI (Directions des Systèmes d’Information), elle concerne toute l’organisation. C’est un projet transversal qui va impacter les méthodes de travail de chaque utilisateur. Tous les services sont donc concernés. Après validation par la Direction d’orienter l’entreprise vers une DW, celle-ci doit être active pour porter le projet. De la méthode avant tout ! Il convient d’établir une feuille de route et de baliser le projet en grandes étapes : 1ère étape : état des lieux et analyse des besoins > Aspect technique :Réaliser un état des lieux de l’architecture fonctionnelle et technique : réseau interne, connexions internet, débit bande-passante qui doit pouvoir supporter le trafic, logiciels, équipements utilisateurs.> Aspect fonctionnel : analyse du besoin– Identifier les profils (persona) : qui ?– Identifier les besoins : quoi ?– Dessiner la cartographie des outils : comment ?– Penser la chaine de traitement de l’information et au cycle de vie des documents 2ème étape : établir une gouvernance de l’information > Organiser sa gestion documentaireAfin d’optimiser la recherche, il est nécessaire d’anticiper :– Des plans de classement, arborescences ou organisation documentaire– Une charte de nommage– Les métadonnées utiles à la recherche> Associer les utilisateurs ou les directions des différents services> Observer, rendre compte des processus et objectifs de l’organisation> Intégration des outils bureautiques> Rédiger un cahier des charges fonctionnel et technique 3ème étape : choix de la solution > Analyser les fonctionnalités de chaque solution.> Veiller à une interopérabilité des outils bureautique utilisés dans l’entreprise> Analyse de la sécurité> Etudier les coûts> Anticiper l’éventuel nécessité de sortir de la plateformeModalité(s) d’export et de récupération des documents et données. 4ème étape : déploiement > Trier (archiver, supprimer) avant migrationStructurer la gestion documentaire et bien classer.> Penser à l’archivage en conformité avec la règlementation et les normes en vigueurRGPD, archives publiques.> Informer et former les utilisateurs> Sensibiliser les utilisateurs aux questions de sécurité 5ème étape : mise en œuvre > Accompagner les utilisateurs sur la duréeMême si les DW ont une prise en main très intuitive, il est nécessaire d’accompagner les utilisateurs dans l’appropriation afin aussi qu’ils en saisissent tout l’intérêt et le potentiel.> Accompagner au changementS’adapter selon la culture d’entreprise ou le secteur d’activité.> Promouvoir une gestion et un comportement écoresponsable> Canaliser le shadow ITIl est intéressant est de permettre le développement de pratiques innovantes spontanées mais avec un balisage pour permettre la remontée de ces pratiques afin de les étendre si elles sont bonnes ou de les arrêter en cas contraire. Les points de vigilance Choisir une solution adaptée aux besoins et contraintes de l’organisation Ne pas sous-estimer la dimension technique Anticiper les questions de sécurité Accompagner le déploiement de la solution Le marché des DW Chaque solution a des contours qui peuvent

Les digital workplaces : le bureau du futur dès aujourd’hui Lire la suite »